Yleensä kaikki vastaavat ovat hyvin muistaneet kaiken, mutta joskus jotain unohtuu, joten tässä lyhyt lista siitä, mitä kaikkea meidokahviloiden järjestämiseen kuuluu.
Tilojen hankinta: Ensimmäinen askel, joka täytyy hoitaa ennen kuin voi alkaa edes suunnittelemaan meidokahvilaa. Antaako tilojen tarjoaja edes luvan meidokahvilan järjestämiseen? Onhan tilaa meidokahvilalle? Tilaa voidaan tarvita ainakin seuraaviin: ruokien/juomien tekeminen, tuotteiden kasaus tarjottimelle, tiskaus, meidojen ja butlerien pukeutuminen/tauot, jonotus kahvilaan, maksaminen, polaroidkuvien otto ja paljon muuta (käsien pesu, meidojen/butlerien nesteytys, pelien säilytys, polaroidkuvien koristelu jne.). Huomaa myös, että meidoja ja butlereita on paljon, ja usein he ovat samassa paikassa samaan aikaan. Jos siis vaikkapa tuotteiden tarjottimelle kasaukseen on varattu vain yhden tarjottimen tila, joutuvat muut odottamaan kun yksi kasaa ja tarjoilu voi hidastua huomattavasti.
Budjetin sopiminen: Kuinka paljon on varaa käyttää rahaa meidokahvilan koristeisiin/mekkoihin/polaroideihin/mainostamiseen? Usein tilat lainataan tai jaetaan vakituisen kahvilan kanssa. Otetaanko kahvilasta tulleet tulot omaan taskuun, jaetaanko ne jotenkin tilojen tarjoajan kanssa vai jääkö ne tilojen tarjoajalle?
Alustava suunnittelu: Millaisen meidokahvilan haluaisit? Millaisen meidokahvilan pystyy järjestämään käytössä olevissa tiloissa? Teema? Milloin kahvilaa pidetään auki? Kuinka monta meidoa/butleria tarvitaan? Millaisia meidoja/butlereita toivoisit? Teemoista lisää täällä. Lue lisää: Teemaideoita!
Haun aloitus: Alustavista suunnitelmista kannattaa kertoa jo haun aikana, sillä monelle kahvilan teema voi vaikuttaa paljon, haluaako hakea kahvilaan töihin vai ei. Muista ilmoittaa myös milloin haku loppuu ja pitää haku auki tarpeeksi kauan. Kannattaakin aloittaa haku mahdollisimman ajoissa. Lue lisää: Miten meidoja haetaan?
Haun lopetus: Ilmoita mahdollisimman pian hakuajan päätyttyä päässeille, varmista ovatko he vielä käytettävissä ja kun olet saanut tarpeeksi monta käytettävissä olevaa meidoa/butleria, lähetä pahoitteluviesti ei-päässeille. Nopeuttaaksesi toimintaa, listaa vaikka jo hakuajan aikana, ketkä hakijoista sopisivat parhaiten kahvilaasi. Tai listaa vaikka arvosanoja, esimerkiksi innostus, teemaan sopivuus, asiakaspalvelutaidot ja kokemus arvosanoina 1-5 ja BUUM olet nähnyt hirveästi vaivaa, ehkäpä jopa turhaan, mutta jos joku tulee kysymään “miks mä en päässyt”, niin onpahan järjestelmällinen vastaus. Lue lisää: Miten päästä meidoksi?
Yhteydenpidon aloitus: Heti kun vaan on saatu kasaan kaikki meidot ja butlerit, kannattaa aloittaa jokin yhteinen yhteydenpito. Tähän mennessä kaikki meidokahvilavastaavat ovat järjestäneet kommunikoinnin lähinnä Facebook-ryhmissä. Itsekin suosittelen Facebook-ryhmiä monestakin syystä, mutta ei se mitenkään pakollinen ole. Muita vaihtoehtoja voisi olla vaikkapa foorumi, sähköposti, blogi, whatsapp, slack tai vaikkapa oma toteutus, kunhan keskustelun pystyy jotenkin salaamaan ulkopuolisilta.
Asujen/koristeiden/jne suunnittelu ja hankinta: Tämän voi aloittaa jo heti budjetin päätöksen jälkeen, mutta siihen voi myös kysyä apua valituilta meidoilta/butlereilta. Erityisesti asut tulee pistää tilaukseen HETI. Lue lisää: Millaiset meidoasut kannattaa valita?
Persoonien/asujen suunnittelu: Itse suosin yhtenäisyyttä pienillä eroilla, sekä yhteistä suunnitteluketjua/-piiriä. Mitä aikaisemmin ja enemmän meidot/butlerit pääsevät keskustelemaan keskenään omista persoonista/asuista, sitä todennäköisemmin kokonaisuus on monipuolinen, mutta silti yhtenäinen. Lue lisää: Mikä on meidon tärkein tehtävä? & Millainen meido voisit olla?
Tutustuminen: Koska meidokahviloissa on paljon porukkaa, mutta vähän aikaa ja tilaa ja paljon vastuuta, on tärkeää että meidot ja butlerit tuntevat toisensa ja vastaavansa hyvin jo ennen tapahtumaa. Tutustumisen voi toteuttaa esittäytymisketjulla, whatsapp-ryhmällä, menemällä yhdessä kahville, tai millä tahansa muulla järjestetyllä toiminnalla. Suomalaiset ovat huonoja tutustumaan tuntemattomiin ilman pientä pakottamista.
Ohjeet miten toimitaan: Olet (toivottavasti) suunnitellut, miten meidot/butlerit toimivat meidokahvilassa ja se suunnitelma olisi hyvä saada paperille ja jakoon. Miten asiakkaita puhutellaan, miten tarjoillaan, miten asiakkaat maksavat, missä järjestyksessä asiat pitää tehdä jne. Huomaa, että usein meidot/butlerit eivät ole aikaisemmin tarjoilleet, heillä ei ole tarjoilijan koulutusta, eivätkä kaikki ole edes koskaan käyneet meidokahviloissa, joten mitä tarkemmat ohjeet, sen parempi. Lue lisää: Meidokahvila Hatsuyumen asiakkaana
Koulutus: Kaikki eivät jaksa lukea ohjeita, eivät ymmärrä niitä tai eivät opi niistä, joten kasvotusten käytävä koulutus meidoiluun/butlerointiin on tärkeä. On tärkeää, että kaikki pääsevät näkemään ja kokeilemaan tarjoilua kuivaharjoitteluna, ennen kuin sitä tarvitsee tehdä oikean asiakkaan kanssa. Näin ei tule yhtä paljon mokia ja jännityskin voi laantua. Lue lisää: Ruokataikoja! & Tarvitseeko meidoja kouluttaa?
Kuvaukset: Meidoilu on ihmeellistä ja hyvin ulkonäkökeskeistä. Usein meidokahvilaa mainostetaan meidojen ja butlerien kuvilla ja profiileilla, mutta kuvat ovat myös kiva muisto meidoille ja butlereille. Lue lisää: VIDEO: Miten poseerata käsillä?
Profiilien julkaisu/muu mainostus: Eihän kukaan tiedä tulla kahvilaan, jos eivät siitä tiedä. Lue lisää: Meidoprofiilini vuosien varrelta & Miten luoda meidoprofiili?
Menut/polaroidit/mainoslehtiset/pelit/opaskyltit/muu materiaali mitä voisi tarvita: Meidokahviloihin usein otetaan kaikenlaista rekvisiittaa ja tekemistä. Suunnitelaan söpöt menut ja mainokset, tehdään kaikenlaisia opasteita (“odota tässä pöytään ohjausta”, opaskyltit meidokahvilaan, jonotuspaikan eristäminen), hankitaan polaroidkamera (ja filmiä ja mahdollinen kassa maksuja varten) ja pelejä asiakkaiden viihdykkeeksi.
Vuorojen suunnittelu: Huomioitavaa ainakin tasapuoliset tunnit kaikille, ruokatauot ruoka-aikaan, ei liian pitkiä vuoroja putkeen, mahdollisimman moni haluamiinsa ohjelmiin ja meidojen/butlerien muut työt tapahtuman aikana niin, että pääsevät myös silti syömään ruoka-aikana.
Koulutus2/Opastus tiloihin: Jotta jännitys vähän hellittäisi, on hyvä edellisenä päivänä tai kahvilan aukeamispäivän aamuna vielä varmistaa että kaikki osaavat asiansa ja muistavat mistä mitäkin saa. Varsinkin jos tiloihin ei ole päässyt aikaisemmin.
Tilojen koristelu: Tilat kannattaa valmistella mahdollisimman ajoissa, varsinkin jos tarvitsee siirrellä pöytiä/sermejä/muita vastaavia isoja esineitä, tai valmisteluja on muuten paljon. Varmista kuitenkin, ettei kukaan ulkopuolinen pääse sotkemaan paikkoja silloin kun kahvila ei ole auki. Jos ulkopuoliset pääsevät tiloihin kahvilan ollessa kiinni, on hyvä ainakin tyhjentää pöydät. Lue lisää: Teemaideoita!
Tapahtuma: Nonih, kahvila on kasassa, meidot ja butlerit ovat töissä ja nyt voi ottaa rennosti! Tai sitten ei… Tapahtuman aikana on tärkeää, että on koko ajan joku jolta voi kysyä jos on hätä. Joku voi myöhästyä vuorostaan tai tulla kipeäksi, tilat eivät toimikaan niin kuin pitäisi, joku asiakas voi olla hankala, polaroidkamera hajoaa tai ei vaan tiedä mistä saisi lisää lusikoita. Kannattaa myös varmistaa, että kaikki muistavat juoda ja mennä tauoillaan syömään.
Jälkipuinti: Myös tapahtuman jälkeen on hyvä olla yhteydessä meidoihin ja butlereihin. Kysellä, miten meni, oliko ongelmia, mitä voisi parantaa tulevaisuudessa tai esim. haluaako ostaa asun itselleen. Lue lisää: Parannusehdotuksia Suomen meidokahviloihin
Meidomuotti 